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上面两期分别为：第一期 第二期（点击前往~）
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看看下面两则短邮件。哪一封更为合适，或读来更另人舒畅？
A
Re: Problem Solved
Hey John-We spoke this morning, and note your problem is solved. Should you require any further assistance kindly revert.
Mary Tan
B
Re: Problem Solved
Hi John
Thanks for your call today.
I’m so pleased that we’ve been able to find a solution to this. Good luck with future progress on this project.
I’ll be here when you decide how we can help you again.
Mary
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看完之后，我们大致可以推测出写信的目的，即祝贺对方解决了问题，并表示愿意继续提供帮助。
1. 从文本格式来说，第一封较为随意，不无不妥。第二封比较适中。
2. 从表达方式来看
（1）第一封虽然格式随意，语气却又些生硬。比如：kindly revert（请回复），should you（倒装句，if you should require any further assistance），这些都稍显正式。并且，直接进入话题后，用note your problem is solved感觉语气较冷，不利于关系的建立。
（2）第二封更为流畅，并且态度诚恳、有礼貌。这些可以从I’m pleased that，we’ve been able to（这里的we用得很妙），good luck等等看出。
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到这期为止，我们已经看了3篇不同篇幅的邮件，
现在借鉴Shirley提出的“用好电子邮件的几条建议”来稍微总结一下~
1. 关闭大写键
虽然有些时候我们用大写字母是为了提醒某个信息，比如时间地点。也确实有使用大写字母的情况，比如缩写或者某个重要的信息。但是一般来说，大写字母会让读者觉得对方在向自己吼叫或者威胁。
同时也应注意句首字母大写，避免滥用感叹号。
2. 不要将所有内容写进一个长段落中
借鉴前面有关“四步”的分段方法，每段只包含一个中心。格式清晰（段首不空格，每段之间空一行最佳），要点明确。
3. 避免使用小写字母表示缩略语或缩略词，比如：usa或者thank u
尽量避免使用FYI（For your information）之类的缩略词，收信人或许不清楚或混淆该缩略语的意义。
4. 仔细斟酌邮件标题
邮件标题可以参考在本系列（1）中描述的SMART原则：Specific具体、Meaningful有意义、Appropriate恰当、Relevant相关、Thoughtful体贴周到。
避免使用比较模糊的词汇，让自己的邮件淹没在了各种spam mail之中。
5. 恰当使用问候语和结束语
在正式和非正式之间的文体中，可以替换掉Dear Pat，使用Hi Pat；用Best wishes或Cheers替换Yours sincerely。用一些更符合场合的结束语：Over to you（交给你了）、To your success（祝你成功）、Cheery greetings（开心的祝福）、Your friend（你的朋友）、Take care（保重）、Until next time（下次再聊）、Take it easy（慢慢来）、Smiles（微笑祝福）。当然在考试中，以免出错可以使用自己最为熟悉最有把握的方式。
6. 除上面几条关于书面方面的建议，还有一些关于良好邮箱习惯的建议：及时回复、只抄送给需要了解邮件内容的人、检查邮件内容、定期清理、不必惊慌（随时可以打电话！）
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以上为本期内容，总结了下之前的练习。接下来，我们将会继续深入了解具体信函的书写方式，比如询问函、报价函、报告、建议书、常用的句型和词汇等等。
对于相关内容有疑问或意见的请留言哦~ | 
发表于 2016-10-31 17:35:42