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【BEC写作】解析:这封邮件有何不妥之处?(3)

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发表于 2016-10-31 17:35:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

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        上面两期分别为:第一期 第二期(点击前往~)
       

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        看看下面两则短邮件。哪一封更为合适,或读来更另人舒畅?
       

                                       
                                                A
                                                Re: Problem Solved
                                                Hey John-We spoke this morning, and note your problem is solved. Should you require any further assistance kindly revert.
                                                Mary Tan
                                       
                                                B
                                                Re: Problem Solved
                                                Hi John
                                                Thanks for your call today.
                                                I’m so pleased that we’ve been able to find a solution to this. Good luck with future progress on this project.
                                                I’ll be here when you decide how we can help you again.
                                                Mary
                               

       
                看完之后,我们大致可以推测出写信的目的,即祝贺对方解决了问题,并表示愿意继续提供帮助。
                1. 从文本格式来说,第一封较为随意,不无不妥。第二封比较适中。
                2. 从表达方式来看
                (1)第一封虽然格式随意,语气却又些生硬。比如:kindly revert(请回复),should you(倒装句,if you should require any further assistance),这些都稍显正式。并且,直接进入话题后,用note your problem is solved感觉语气较冷,不利于关系的建立。
                (2)第二封更为流畅,并且态度诚恳、有礼貌。这些可以从I’m pleased that,we’ve been able to(这里的we用得很妙),good luck等等看出。
       
                 
       

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                到这期为止,我们已经看了3篇不同篇幅的邮件,
       
                现在借鉴Shirley提出的“用好电子邮件的几条建议”来稍微总结一下~
       
                 
       
                1. 关闭大写键
                虽然有些时候我们用大写字母是为了提醒某个信息,比如时间地点。也确实有使用大写字母的情况,比如缩写或者某个重要的信息。但是一般来说,大写字母会让读者觉得对方在向自己吼叫或者威胁。
                同时也应注意句首字母大写,避免滥用感叹号。
                2. 不要将所有内容写进一个长段落中
                借鉴前面有关“四步”的分段方法,每段只包含一个中心。格式清晰(段首不空格,每段之间空一行最佳),要点明确。
                3. 避免使用小写字母表示缩略语或缩略词,比如:usa或者thank u
                尽量避免使用FYI(For your information)之类的缩略词,收信人或许不清楚或混淆该缩略语的意义。
                4. 仔细斟酌邮件标题
                邮件标题可以参考在本系列(1)中描述的SMART原则:Specific具体、Meaningful有意义、Appropriate恰当、Relevant相关、Thoughtful体贴周到。
                避免使用比较模糊的词汇,让自己的邮件淹没在了各种spam mail之中。
                5. 恰当使用问候语和结束语
                在正式和非正式之间的文体中,可以替换掉Dear Pat,使用Hi Pat;用Best wishes或Cheers替换Yours sincerely。用一些更符合场合的结束语:Over to you(交给你了)、To your success(祝你成功)、Cheery greetings(开心的祝福)、Your friend(你的朋友)、Take care(保重)、Until next time(下次再聊)、Take it easy(慢慢来)、Smiles(微笑祝福)。当然在考试中,以免出错可以使用自己最为熟悉最有把握的方式。
                6. 除上面几条关于书面方面的建议,还有一些关于良好邮箱习惯的建议:及时回复、只抄送给需要了解邮件内容的人、检查邮件内容、定期清理、不必惊慌(随时可以打电话!)
       
               

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        以上为本期内容,总结了下之前的练习。接下来,我们将会继续深入了解具体信函的书写方式,比如询问函、报价函、报告、建议书、常用的句型和词汇等等。
        对于相关内容有疑问或意见的请留言哦~
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